La réunion matinale : c'est quoi au juste?
En général, la réunion matinale, qu’elle soit quotidienne ou à tous les deux jours, est une technique efficace qui privilégie un mode de communication directe avec l’ensemble des collaborateurs. Elle se caractérise d’abord par un côté informel et une communication brève où l’échange entre collègues est la priorité et où chacun peut s’exprimer démocratiquement sur des difficultés techniques ou des sujets spécifiques pour ajuster l’angle de tir.
L’objectif derrière : faire le point de la journée en engageant une action ciblée et immédiate et, lorsque pratiquée régulièrement, permet de redonner du sens et de la motivation à la journée de chacun.
Pourquoi utiliser cet outil?
On utilise cet outil managérial en entreprise pour diverses raisons, mais la principale repose sur le fait qu’elle permet la mise en commun des informations au sein de l’équipe. Pas d’ambiguïté ou d’incompréhension, tout le monde sait ce qu’il doit faire.
Aussi, il arrive parfois que nous n’avons pas toujours le temps et l’opportunité d’échanger entre collègues. Les réunions matinales deviennent donc de bons moyens pour se rapprocher davantage de ses collaborateurs, d’accentuer et renforcer les liens qui unissent l’appartenance au sein de l’équipe, donc la productivité.
Et dans une perspective plus RH, les rencontres matinales peuvent teintées la culture organisationnelle de l’entreprise en incarnant ses valeurs ou sa raison d’être, soit la communication bidirectionnelle, l’écoute emphatique et l’engagement des talents. Des caractéristiques qui seront déterminantes pour l’expérience-employé et surtout, pour les entreprises innovantes de demain.
Pour résumé, les réunions matinales (ou « la petite prod » comme on se plaît à l'appeler chez les ciblés) permettent de :
- Transmettre un message en recueillant immédiatement le feedback
de l’équipe; - Anticiper les dysfonctionnements ou trouver des solutions rapides;
- Impliquer les individus dans la réussite collective;
- Faciliter la coordination de l’équipe;
- Faire un point efficace sur l’avancée des tâches de chacun et l’atteinte des objectifs collectifs de l’équipe;
- Anticiper les rumeurs en prenant les devants grâce à une communication claire et sans ambiguïté;
- Remobiliser les troupes et renforcer votre image de leader.
La durée?
Gare à ceux qui ont de la jasette! Privilégiez une rencontre qui dure entre 15 ou 20 minutes maximum : un brief se veut court. On ne souhaite pas que cette rencontre tourne en réunion classique avec des débats qui n’en finissent plus!
Et le fonctionnement?
Normalement, il est préférable de se réunir dans un lieu à la portée de tous et où il est facile de capter l’attention. À cet effet, nous vous recommandons de trouver un lieu un peu plus retiré des postes de travail afin de s’assurer que tout le monde participe activement.
Aussi, nombreux spécialistes recommandent de se tenir debout, car les stands up meeting, qui découlent du principe de la méthode agile, améliorent l’efficacité de l’échange et la productivité. Et, pour dynamiser la rencontre, pourquoi ne pas désigner une personne responsable du temps et de la gestion de la séance, histoire que les rôles changent et que ça ne soit pas toujours les mêmes qui parlent?
